Redenen voor een spendanalyse

Een spendanalyse levert managementinformatie op, waarmee een organisatie het inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren. Het is de basis voor het opstarten van professionaliseringstrajecten en besparingstrajecten. Een ander doel van de spendanalyse kan het monitoren van veranderingen. Hieronder 9 redenen waarom je je frequent een spendanalyse zou moeten uitvoeren.

Kosten besparen

Met de Spic&Scan SpendAnalyse krijgt u in een handomdraai helder inzicht in uw bestedingen. Daarmee kunt u direct zien op welke terreinen u aanzienlijke kosten kunt besparen. Behaal bijvoorbeeld prijsvoordeel door volume te bundelen. Of bespaar indirect door reductie van facturen. Daarmee verhoogt u bovendien de efficiency van uw inkoopproces.

Verbeter Bedrijfsprocessen

Met de gegevens van de Spic&Scan SpendAnalyse maakt u de juiste keuze om processen binnen uw organisatie uit te voeren of te verbeteren. Waar doet u bijvoorbeeld het beste aan: een e-procurement systeem implementeren, procurement cards aan medewerkers toekennen of de ontvangst en verwerking van facturen stroomlijnen? Wellicht vragen andere strategieën en tactieken uit de Kraljic-matrix u om processen binnen de organisatie bij te stellen. De resultaten van de Spic&Scan SpendAnalyse helpen u daarbij.

Koop binnen de contracten

Om budgetten te beheersen, legt u afspraken met leveranciers vast in contracten. Maar eigenwijs gedrag van interne klanten (collega’s) kan leiden tot aankopen buiten die contracten om. En dat leidt weer tot meer en ongecontroleerde uitgaven. De Spic&Scan SpendAnalyse maakt afwijkingen zichtbaar. Zo herkent u meteen de uitgaven voor die producten, die collega’s inkochten bij leveranciers die geen contract met u hebben, maar waarvoor wel een contract bestaat met een andere leverancier.

Risico’s beheersen

Voorkom dat u te afhankelijk wordt van een bepaalde leverancier. Kan of wil die niet meer aan u leveren, dan zijn de gevolgen namelijk erg groot. Zeker als het om kritische goederen of diensten gaat. Met de Spic&Scan SpendAnalyse heeft u snel uw leveranciersgegevens paraat en voorkomt u onnodige risico’s.

In volume besparen… en winnen aan tijd

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat u voor een bepaald product of een categorie aan producten juist héél veel kleine leveranciers heeft. Kiest u voor (veel) minder leveranciers, dan bundelt u het volume en bespaart u geld en inkooptijd. Uw onderhandelingspositie is beter en u wint aan tijd bij de beheersing van de leveranciersrelatie. Bovendien heeft uw Afdeling Crediteuren het minder druk. Ze hoeft immers minder facturen te verwerken. De Spic&Scan SpendAnalyse geeft inzicht in de hoeveelheid leveranciers, categorieën producten en grootverbruikers.

Weten wat lokaal wordt gekocht

Veel bedrijven hebben de voorkeur om lokaal of regionaal in te kopen. Gebeurt dat voldoende? Of juist niet? Cijfers helpen om emotie uit eventuele discussies weg te nemen. Gebruikt u data die verrijkt zijn met geografische informatie, dan kunt u (laten) zien hoeveel u lokaal besteedt. De Spic&Scan SpendAnalyse draagt daarmee ook bij aan rust en verminderde emotie binnen uw bedrijf.

(Wettelijke) regelgeving naleven

Ook uw organisatie heeft te maken met regels en eisen. Denk aan de inkoopcodes van de overheid, maar ook aan uw interne regels en afspraken. Stel, uw organisatie houdt rekening met een aanbestedingsdrempel van € 25.000. Bestedingen boven dit bedrag moeten volgens uitgebreide regels verlopen. Maar het kan heel goed voorkomen dat uw medewerkers of collega’s in tal van kleinere inkopen boven dat bedrag uitkomen, zonder dat zij het zelf in de gaten hebben. Met de Spic&Scan SpendAnalyse herkent u het aankoopgedrag van uw medewerkers of collega’s. Dat geeft handvatten voor actie.

Benchmarken: uw resultaten vergelijken

Bij benchmarking vergelijkt een medewerker van Spic&Scan niet alleen uw prestaties en resultaten van jaar tot jaar binnen uw eigen organisatie, maar ook landelijk of branchebreed. Bovendien levert een vergelijking met uw concurrenten veel waardevolle informatie op. Wilt u prestaties met externe organisaties vergelijken, vraag Spic&Scan dan om uw administratie in te delen conform de UNSPSC-code (United Nations Standard Product & Services Code).

Dubbele betalingen voorkomen

Een dubbele betaling is zo gemaakt, maar het kost veel meer tijd om die tweede betaling terug te draaien. Stel: uw leverancier belt voor betaling van zijn factuur. Na ‘dolen’ in uw organisatie komt hij uit bij de feitelijke besteller. Die betaalt meteen met zijn procurement-card. Maar de achterstallige factuur bevindt zich nog in uw interne betaalproces. Daardoor ontvangt de leverancier uiteindelijk een dubbele betaling. Het oplossen van deze problematiek gaat extra tijd en mankracht vergen. Met de Spic&Scan SpendAnalyse worden deze situaties inzichtelijk gemaakt. In drie muisklikken maakt u de orders per leverancier zichtbaar.