De soorten gegevens die we verzamelen

Gegevens die je ons verstrekt
We verzamelen gegevens die je ons vrijwillig verstrekt, zoals je naam, telefoonnummer en e-mailadres; bijvoorbeeld als je meer wilt weten over Spic&Scan-product en -Services of als je met onze klantenservice contact opneemt voor assistentie met je Spic&Scan-producten.

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens over je door middel van cookies en vergelijkbare technologie bij je gebruik, toegang of interactie met onze website. We kunnen bijvoorbeeld informatie verzamelen over het type apparaat dat je gebruikt voor toegang tot onze websites, het besturingssysteem en de versie daarvan, je IP-adres, je algemene geografische locatie zoals aangegeven door je IP-adres, je browsertype, de webpagina’s die je op onze websites bekijkt, en of en hoe je communiceert met inhoud die beschikbaar is op onze websites.

Informatie die uit andere bronnen wordt verkregen

We kunnen informatie over je ontvangen van andere bronnen, waaronder derden, zoals servicepartners en partners met wie we gezamenlijk merkgerelateerde diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen informatie over je ontvangen van socialmediaplatforms, wanneer je op die platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op de manier die in deze Verklaring is beschreven en we passen eventuele aanvullende beperkingen toe die door de gegevensbron worden opgelegd.

Gegevens van kinderen

Spic&Scan richt zich niet op kinderen en is niet bedoeld voor personen jonger dan achtien jaar. Als na een melding van een ouder of voogd, of na ontdekking op een andere manier, blijkt dat een persoon jonger dan achttien jaar ten onrechte op onze site is geregistreerd, zullen we dat  account annuleren en de persoonsgegevens uit onze registratie verwijderen.

Interacties van klanten met Spic&Scan

Om de informatie in deze Verklaring begrijpelijk te maken, lichten we verschillende momenten uit, waarop Spic&Scan mogelijk persoonsgegevens van klanten kan verzamelen.

Informatie over Spic&Scan zoeken

Als je informatie over Spic&Scan zoekt, kun je bijvoorbeeld surfen op onze website, bellen met onze verkoopmedewerkers, een fysiek bezoek aan het kantoor van Spic&Scan brengen of aan door Spic&Scan gesponsorde evenementen deelnemen. Voor meer informatie over Spic&Scan-product geef je mogelijk vrijwillig persoonsgegevens op, zoals je naam en e-mailadres.
Wij verzamelen: naam, e-mailadres, IP-adres en informatie die door cookies of vergelijkbare technologie wordt doorgegeven.
Waarom:

We gebruiken deze informatie om nieuws te delen over evenementen en producten die Spic&Scan aanbiedt. Bovendien helpt het IP-adres ons om geografische informatie over de bezoekers van onze websites beter te begrijpen, zodat we onze websites voor iedereen kunnen verbeteren. Het is ons gerechtvaardigd belang om je persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken.

Spic&Scan-product kopen

Als je hebt besloten om een Spic&Scan-product te kopen vragen we je om gegevens te verstrekken zodat wij de aankoop kunnen verwerken.
Wij verzamelen: naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam, e-mailadres, aflever-/verzendadres en loginnaam.
Waarom:

We gebruiken deze informatie om je transactie te verwerken, je aankoop op te volgen, hulp te bieden bij eventuele problemen en andere problemen met betrekking tot de aankoop van je Spic&Scan-product af te handelen. Het verwerken van je persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben.

Spic&Scan-product gebruiken

Er zijn twee belangrijke redenen waarom wij gegevens over jou verzamelen:
(1) om je je Spic&Scan-systeem te kunnen laten bedienen, wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben, en
(2) om ons product door de tijd heen te verbeteren, wat ons gerechtvaardigd belang is.
Functionele gegevens:


Deze gegevens zijn absoluut noodzakelijk om je Spic&Scan-product zijn basisfuncties op een veilige manier te laten uitvoeren en je kunt niet afzien van deze gegevensverzameling, -deling en/of -verwerking als je je Spic&Scan-product wilt blijven gebruiken.
Wij verzamelen:Registratiegegevens waaronder gegevens omvatten je e-mailadres, locatie, taalvoorkeur, IP-adres en de aanmeldgegevens voor je Spic&Scan-account (zoals hierboven beschreven) en Systeemgegevens zoals Het uploadbestand en de inhoud daarvan.
Waarom: We verzamelen deze informatie om er zeker van te zijn dat je Spic&Scan-product naar behoren werkt en om je klantondersteuning te bieden, wat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die we met je hebben. We verzamelen deze informatie ook om besluiten over productverbetering en klantondersteuning aan te sturen, wat ons gerechtvaardigd belang is.

Aanvullende gebruiksgegevens

Om je ervaring met ons product te verbeteren en om betere Spic&Scan-producten en -Services aan te bieden die voldoen aan de behoeften en verwachtingen van onze klanten, verzamelen we de volgende gebruiksgegevens.
Wij verzamelen: Activiteitsgegevens. Bijvoorbeeld hoe lang de u als gebruiker bent ingelogged en welke analyses u welk bekijkt, en welke niet.
Waarom:

We verzamelen deze informatie om er zeker van te zijn dat Spic&Scan-product goed werken of welke functieverbeteringen onze klanten het meeste plezier zouden doen en om potentiële problemen met Spic&Scan-product te helpen voorspellen. Het verzamelen van deze gegevens is ons gerechtvaardigd belang, zodat we je kunnen helpen met mogelijke problemen.

Hulp krijgen van Spic&Scan

Je zult zo af en toe waarschijnlijk contact opnemen met onze klantenservice voor hulp met je Spic&Scan-product. Om je de best mogelijke service te kunnen bieden, kunnen wij bepaalde gegevens van jou of je Spic&Scan-product verzamelen.
Wij verzamelen: contactgegevens, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, socialmedia-identificators (als je contact met ons opneemt via een socialmediakanaal), en de inhoud van de gesprekken en andere communicatie met de klantenservice van Spic&Scan (waaronder mogelijk spraakopname als je de klantenservice belt).
Waarom:

Wij verzamelen deze gegevens om je de beste en meest efficiënte ondersteuning te bieden. Voor vragen van klanten en technische vragen gebruiken we bijvoorbeeld contactgegevens om de klant te antwoorden in het kanaal dat hij of zij verkiest (telefoon, e-mail, sociale media). Voor technische problemen gebruiken we systeemdiagnostische gegevens om het probleem effectief op te lossen. Het gebruik van dit soort gegevens is noodzakelijk om de overeenkomst die wij met je hebben uit te voeren. In bepaalde situaties is het nuttig als medewerkers een diagnose van je Spic&Scan-systeem kan stellen. Dit is in wezen een technische momentopname van het systeem met alle relevante informatie voorafgaand aan het incident . Het verzamelen van de hierboven beschreven gegevens is noodzakelijk om klantenondersteuning te bieden. We stellen je op de hoogte voordat we een momentopname maken. We maken geen momentopnames zonder je dit eerst te vertellen. Als je een bètatester bent doen we automatisch een dagelijkse diagnose van je Spic&Scan-systeem (volgens de voorwaarden van de bètatesterovereenkomst).

Hoe we persoonsgegevens gebruiken

Spic&Scan gebruikt de gegevens die we verzamelen om je te voorzien van de Spic&Scan-product en -Services die we aanbieden. Spic&Scan gebruikt de gegevens voor de volgende doeleinden:
Voor het aanbieden van onze Productervaring.

We gebruiken de gegevens voor het leveren, bedienen, ondersteunen en verbeteren van onze Spic&Scan-product en -Services om ervoor te zorgen dat onze klanten zo moeiteloos mogelijk kunnen luisteren. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben.

Klantenservice.
We gebruiken de gegevens om vragen van klanten te beantwoorden, problemen met producten te diagnosticeren, te repareren en andere klantenservice- en ondersteuningsdiensten te verlenen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben en dient ook ons gerechtvaardigd belang.

Productverbetering.
We gebruiken voortdurend gegevens voor onderzoeksdoeleinden en voor het ontwikkelen en verbeteren van onze Spic&Scan-product en -Services, waaronder het onderhouden en verbeteren van de prestaties, het ontwikkelen en toevoegen van nieuwe functies of mogelijkheden, het gebruik van zoekvragen en -klikken om de relevantie van zoekresultaten te verbeteren en het gebruik van gebruiksgegevens om te bepalen welke nieuwe functies prioriteit moeten krijgen. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Beveiliging, veiligheid en het beslechten van geschillen.
We gebruiken gegevens om de veiligheid en beveiliging van onze Spic&Scan-product en onze klanten te beschermen, om fraude op te sporen en te voorkomen, om geschillen op te lossen en onze overeenkomsten te handhaven. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Zakelijke activiteiten.
We gebruiken gegevens om samengevoegde analyses en business intelligence te ontwikkelen die ons in staat stellen ons bedrijf te runnen en beschermen, geïnformeerde beslissingen te nemen en te rapporteren over onze bedrijfsprestaties. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Communicatie, marketing en advertenties.
We gebruiken de gegevens die we verzamelen om onze communicatie met jou te realiseren en te personaliseren. We kunnen bijvoorbeeld contact met je opnemen via e-mail of andere elektronische communicatiemiddelen om je te informeren over nieuwe Spic&Scan-product of -Services en beveiligings- of software-updates, om je op de hoogte te houden van een ondersteuningsprobleem of om je uit te nodigen deel te nemen aan een enquête. Deze verwerking is noodzakelijk om ons gerechtvaardigd belang te dienen.

Om je een beter inzicht te geven in de persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken in verschillende gevallen waarin je met Spic&Scan communiceert, kun je de volgende artikelen raadplegen.

Hoe we Persoonsgegevens kunnen delen

Bij Spic&Scan verkopen we géén persoonsgegevens van onze klanten.

Wij maken je gegevens alleen bekend op de manier die we in deze Verklaring beschrijven. We kunnen gegevens delen met de volgende derde partijen.

Externe leveranciers
Spic&Scan maakt gebruik van verschillende externe leveranciers om diensten uit te voeren, zoals websitebeheer en -hosting, online aankoop, verwerking van creditcards en e-mailcommunicatie. We delen je persoonsgegevens alleen als dat nodig is, zoals om een transactie te voltooien, en alleen met verkopers of agenten die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Verklaring worden beschreven. In dat geval worden je persoonsgegevens gedeeld maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van Spic&Scan en in overeenstemming met deze Verklaring. Het is ons gerechtvaardigd belang om voor deze doeleinden gegevens met deze partijen te delen. Voor vragen over externe leveranciers kun je een e-mail sturen naar helpdesk@spicenscan.nl.

Gelieerde bedrijven en dochterondernemingen van Spic&Scan

We delen informatie met gelieerde bedrijven waar Spic&Scan een belang in heeft en dochterondernemingen voor zakelijke doeleinden, zoals interne administratie, het promoten van Spic&Scan-product en het leveren van Spic&Scan-product en -Services aan klanten. Het is ons gerechtvaardigd belang om voor deze doeleinden gegevens met deze partijen te delen.

Verplichte verstrekking van gegevens
Wanneer dit wettelijk vereist is, strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde bedrijven of onze gebruikers, verstrekken we je persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures.

Verkoop of fusie
Wij kunnen je persoonsgegevens delen in het geval van een fusie, overname of verkoop van al onze of een deel van onze activa. Uiteraard zullen wij je hierover informeren via e-mail en/of een duidelijk zichtbare mededeling op onze website en je informeren over je rechten.

Delen en verstrekken van Geaggregeerde gegevens
Wij delen gegevens met derden in geaggregeerde vorm en/of in een vorm die de ontvanger van deze gegevens niet in staat stelt je te identificeren, bijvoorbeeld voor sectoranalyse.

Houd er rekening mee dat onze Spic&Scan-product koppelingen bevat naar producten of toepassingen van derden waarvan het privacybeleid kan afwijken van dat van Spic&Scan. Als je persoonsgegevens verstrekt aan een van deze derden of hun producten, vallen je gegevens onder hun privacyverklaringen en wij raden je aan deze privacyverklaringen zorgvuldig te lezen.

De rechtsgronden voor het gebruik van Persoonsgegevens

Er zijn verschillende rechtsgronden waarop wij ons baseren om je persoonsgegevens te gebruiken, namelijk:
Uitvoering van een overeenkomst
Het gebruik van je persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om de overeenkomst die je met ons hebt uit te voeren. Bijvoorbeeld om de aankoop van je Spic&Scan-product te voltooien, om je account te registreren en te onderhouden  en om ervoor te zorgen dat je Spic&Scan-product zijn basisfuncties op een veilige manier uitvoert, of om op je verzoeken te reageren.

Gerechtvaardigde belangen
Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor onze gerechtvaardigde belangen. We baseren ons bijvoorbeeld op ons gerechtvaardigde belang om onze Spic&Scan-product en -Services en de inhoud van onze websites te analyseren en te verbeteren, om je op de hoogte te stellen van software-updates of informatie over Spic&Scan-product en -Services of om je persoonsgegevens te gebruiken voor administratieve, fraudeopsporings- of juridische doeleinden.

Wanneer we je persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang en er geen afmeldingsmechanisme voor je beschikbaar is (bijvoorbeeld in je Spic&Scan-productinstellingen), kun je je recht om bezwaar te maken uitoefenen door een e-mail te sturen naar helpdesk@spicenscan.nl.

Beveiliging, opslag en bewaren van Persoonsgegevens die we verzamelen

Beveiliging

Spic&Scan neemt de bescherming en beveiliging van je persoonsgegevens uiterst serieus. Hoewel we redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om de persoonsgegevens die we verzamelen te beschermen, is geen enkel beveiligingssysteem ondoordringbaar.

Wij gebruiken een scala aan passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van informatie over jou kan plaatsvinden. We bewaren de persoonsgegevens die jij verstrekt bijvoorbeeld op computersystemen met beperkte toegang en in gecontroleerde omgevingen. Daarnaast zorgen we ervoor dat onze externe datacenterleveranciers passende beveiligingsmaatregelen bieden. Bovendien wordt je wachtwoord versleuteld opgeslagen en kan het niet meer leesbaar gemaakt worden, wat betekent dat het door niemand kan worden hersteld of bekend worden gemaakt, ook niet door Spic&Scan.

Je hebt alleen toegang tot je Spic&Scan-accountgegevens en onze service met behulp van een individuele gebruikersnaam en wachtwoord. Om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te beschermen, moet je je wachtwoord geheimhouden en niet aan derden verstrekken. Waarschuw ons onmiddellijk als je denkt dat je wachtwoord is misbruikt. Zorg er ook voor dat je altijd uitlogt en je browser afsluit bij het beëindigen van je sessie. Voor vragen over de veiligheid van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via helpdesk@spicenscan.nl.


Land van Opslag
Persoonsgegevens die door Spic&Scan zijn verzameld, worden opgeslagen en verwerkt in het land waar Spic&Scan of gelieerde ondernemingen, dochterondernemingen of dienstverleners zijn gevestigd of faciliteiten hebben.

Bewaren
Spic&Scan bewaart je persoonsgegevens zolang als wij dat nodig achten om je in staat te stellen de website en je Spic&Scan-product te gebruiken, diensten aan jou te verlenen, toepasselijke wetgeving na te leven (inclusief wetgeving met betrekking tot het bewaren van documenten), geschillen met partijen op te lossen en anderszins voor zover dat nodig is om ons in staat te stellen onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Op alle persoonsgegevens die wij bewaren zijn deze Privacyverklaring en onze interne richtlijnen voor het bewaren van gegevens van toepassing. Als je een vraag hebt over een specifieke bewaartermijn voor bepaalde soorten persoonsgegevens, kun je een e-mail sturen naar helpdesk@spicenscan.nl.

Jouw rechten, keuzes en communicatieinstellingen

Jouw rechten

Wij willen dat je de zeggenschap hebt over hoe je persoonsgegevens door ons worden gebruikt. Afhankelijk van de lokale wetgeving kun je dit op de volgende manieren doen:

  • je kunt ons vragen om een kopie van de persoonsgegevens die wij over je hebben;
  • je kunt ons op de hoogte stellen van wijzigingen in je persoonsgegevens, of als je wilt dat wij de persoonsgegevens die wij over je hebben corrigeren;
  • in bepaalde gevallen kun je ons vragen de persoonlijke informatie die wij over je hebben te wissen, blokkeren of beperken, of kun je bezwaar maken tegen bepaalde manieren waarop wij je persoonsgegevens gebruiken; en
  • in bepaalde gevallen kun je ons ook vragen om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt aan een externe partij te sturen.

Wanneer wij je persoonsgegevens gebruiken op basis van je toestemming, heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Wanneer wij je persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of het algemeen belang verwerken, heb je bovendien te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen dat gebruik van je persoonsgegevens.

Wij vertrouwen erop dat jij ervoor zorgt dat je persoonsgegevens volledig, juist en actueel zijn. Wij verzoeken je ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van wijzigingen of onjuistheden in je persoonsgegevens door contact op te nemen met helpdesk@spicenscan.nl.Wij zullen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 30 dagen, op je verzoek reageren. Wij zetten ons ervoor in om met jou samen te werken om een eerlijke oplossing te vinden als je een klacht over of probleem hebt met ons gebruik van jouw persoonsgegevens. Als je echter van mening bent dat wij je niet hebben kunnen helpen met je klacht of probleem, heb je mogelijk het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je land (indien die in je land bestaat) of de toezichthoudende autoriteit.


Jouw keuzes
Als je een van de volgende zaken wilt doen: toegang krijgen tot profielgegevens, deze bewerken of verwijderen, je wachtwoord wijzigen, je account sluiten of verzoeken om persoonsgegevens te wissen, kun je dit doen door in te loggen op je Spic&Scan-account of door een e-mail te sturen naar helpdesk@spicenscan.nl. We zullen altijd zo snel mogelijk reageren op verzoeken om toegang tot of het wissen van je persoonsgegevens, maar in ieder geval binnen 30 dagen.

Jouw voorkeuren voor communicatie, marketing en advertenties
Je kunt ervoor kiezen geen directmarketingberichten van Spic&Scan te ontvangen door de instructies op te volgen die in elke e-mail die we naar jou sturen zijn opgenomen. Wij respecteren je keuze en sturen je geen promotionele e-mails meer zodra je je afmeldt of je communicatie-instellingen wijzigt.

Houd er rekening mee dat we, ongeacht je communicatie-instellingen, met je blijven communiceren over wijzigingen in voorwaarden, beleidsupdates, software-updates voor Spic&Scan-producten, routinematige klantenserviceberichten, onderbrekingen in de service, inbreuken in verband met persoonsgegevens of andere belangrijke informatie over een Product dat je bezit, zoals het stopzetten van ondersteuning of veiligheidsproblemen.

Ons gebruik van Cookies en andere vergelijkbare technologieën

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën zoals pixels, tags, web beacons en andere identificators om ons te helpen onze websites voor jou te personaliseren, je voorkeuren te onthouden, te begrijpen hoe gebruikers onze websites of app gebruiken en ons marketingaanbod aan te passen.
Cookies
Een “cookie” is een klein gegevensbestand dat een reeks tekens bevat en naar je computer wordt gestuurd wanneer je onze website bezoekt. Wanneer je de website de volgende keer bezoekt, zorgt de cookie ervoor dat de site jouw browser herkent. Wij gebruiken de volgende cookies op onze website.

  • Strikt noodzakelijke cookies. Deze cookies zijn essentieel om op onze website te surfen en de functies ervan te gebruiken. Zonder deze cookies zouden diensten zoals de inkoopanalyse-pagina niet beschikbaar zijn.
  • Prestatiecookies: Dergelijke cookies verzamelen informatie over jouw gebruik van onze website. Deze gegevens worden gebruikt om onze website te optimaliseren
  • Functionele cookies. Met deze cookies kunnen onze websites de keuzes die je maakt onthouden en je ervaring personaliseren. We kunnen je geografische locatie opslaan in een cookie, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat we je de websites tonen die relevant zijn in je regio.
  • Cookies van derden. Cookies van derden zijn cookies die worden geplaatst door andere websites en/of partijen dan Spic&Scan. Deze cookies kunnen op onze websites worden gebruikt om onze producten of diensten te verbeteren of om ons te helpen relevantere advertenties aan te bieden. Op deze cookies is het privacybeleid van de betreffende externe services van toepassing, bijvoorbeeld het gegevensbeleid van Youtube.
  • Analytische cookies. Wij gebruiken analytische cookies, zoals bijvoorbeeld aangeboden door Google Analytics, om ons te helpen begrijpen hoe lang bezoekers op onze websites blijven, welke pagina’s zij het meest nuttig vinden en hoe zij op Spicenscan.nl zijn aangekomen.

Contact met ons opnemen

Als je vragen hebt over het gebruik van je persoonsgegevens, kun je een e-mail sturen aan helpdesk@spicenscan.nl.
Tenzij anders vermeld, is Spic&Scan verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen met de Spic&Scan-product en -Services waarop deze Privacyverklaring van toepassing is. Ons adres is: Ambachtsweg 25, 5627BZ, Eindhoven

Wijziging van onze Privacyverklaring

Spic&Scan kan deze verklaring indien nodig aanpassen of updaten om de feedback van klanten en veranderingen in onze Spic&Scan-product en -Services weer te geven. Herlees deze dan ook regelmatig. Wanneer we deze verklaring bijwerken, zullen we de datum achter ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan de verklaring aanpassen.